Polityka prywatności i RODO
Wyjaśniamy, jakie dane osobowe przetwarzamy w związku z korzystaniem ze strony, rejestracją na wydarzenia KINGS, obsługą zgłoszeń, kontaktem, płatnościami, newsletterem oraz dokumentacją foto i wideo wydarzeń.
Polityka prywatności i RODO
Wyjaśniamy, jakie dane osobowe przetwarzamy w związku z korzystaniem ze strony, rejestracją na wydarzenia KINGS, obsługą zgłoszeń, kontaktem, płatnościami, newsletterem oraz dokumentacją foto i wideo wydarzeń.
W skrócie
Administrator danych: PREMIUM-MEDIA sp. z o.o. z siedzibą w Częstochowie.
Po co przetwarzamy dane: aby obsłużyć rejestrację na wydarzenia, kontakt organizacyjny, wejściówki, płatności, faktury, bezpieczeństwo, relacje foto/wideo, newsletter oraz obowiązki prawne.
Twoje prawa: masz prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu, przenoszenia danych, cofnięcia zgody oraz złożenia skargi do Prezesa UODO.
Cookies: strona może używać cookies niezbędnych, analitycznych, funkcjonalnych i marketingowych. Cookies inne niż niezbędne działają dopiero po Twojej zgodzie.
1. Kto jest administratorem danych?
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem ze strony internetowej, rejestracją na wydarzenia KINGS oraz obsługą uczestników jest:
PREMIUM-MEDIA spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
ul. Jagiellońska 59/65
42-229 Częstochowa
NIP: 5732941609
KRS: 0001020348
REGON: 524498997
Dalej w tej polityce używamy określeń: „Administrator”, „Organizator” lub „my”.
Kontakt z Administratorem jest możliwy:
- e-mail: kings@konfederacjakoronypolskiej.pl,
- pocztą tradycyjną na adres siedziby Administratora,
- w sprawach ochrony danych osobowych: kings@konfederacjakoronypolskiej.pl.
Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, chyba że osobna informacja na stronie lub w komunikacie wydarzenia stanowi inaczej.
2. Kiedy zbieramy dane?
Dane osobowe możemy zbierać, gdy:
- korzystasz ze strony internetowej KINGS,
- rejestrujesz się na wydarzenie,
- wybierasz panel, warsztat, miasto lub kategorię uczestnictwa,
- kontaktujesz się z nami przez formularz, e-mail lub telefon,
- zapisujesz się na newsletter,
- dokonujesz płatności, darowizny lub prosisz o dokument księgowy,
- uczestniczysz w wydarzeniu,
- pojawiasz się na zdjęciach lub nagraniach z wydarzenia,
- kontaktujesz się z nami jako partner, prelegent, przedstawiciel mediów, gość lub współpracownik.
Podanie danych jest dobrowolne, ale w niektórych przypadkach konieczne, np. do rejestracji na wydarzenie, otrzymania wejściówki, kontaktu organizacyjnego, wystawienia faktury lub odpowiedzi na wiadomość.
3. Jakie dane możemy przetwarzać?
Zakres danych zależy od tego, z jakiej funkcji korzystasz. Możemy przetwarzać w szczególności:
- imię i nazwisko,
- adres e-mail,
- numer telefonu,
- miasto lub miejscowość,
- dane podane w formularzu rejestracyjnym,
- informacje o wybranym wydarzeniu, panelu, warsztacie lub rodzaju wejściówki,
- dane potrzebne do obsługi płatności, darowizny, zamówienia lub faktury,
- dane firmy, adres i NIP, jeżeli prosisz o dokument księgowy,
- treść korespondencji z Organizatorem,
- informacje o udzielonych zgodach,
- wizerunek, głos lub wypowiedź utrwalone na zdjęciach i nagraniach,
- dane techniczne, takie jak adres IP, typ urządzenia, przeglądarka, system operacyjny, identyfikatory cookies i aktywność na stronie.
Nie prosimy celowo o szczególne kategorie danych, np. dane o zdrowiu, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych lub światopoglądowych. Jeżeli jednak samodzielnie przekażesz takie informacje, będziemy je przetwarzać wyłącznie w zakresie wynikającym z kontekstu ich przekazania i zgodnie z prawem.
4. Po co przetwarzamy dane i na jakiej podstawie?
Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:
Rejestracja i udział w wydarzeniu
Przetwarzamy dane, aby przyjąć zgłoszenie, potwierdzić udział, obsłużyć wejściówkę, listę uczestników, identyfikator, wybór panelu lub kontakt organizacyjny.
Podstawa prawna:
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem,
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Organizatora.
Kontakt organizacyjny
Możemy wysyłać wiadomości dotyczące programu, miejsca, godziny, zasad bezpieczeństwa, zmian organizacyjnych lub informacji technicznych.
Podstawa prawna:
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Płatności, darowizny, faktury i rozliczenia
Przetwarzamy dane potrzebne do obsługi płatności, księgowości, podatków, potwierdzeń i dokumentów rozliczeniowych.
Podstawa prawna:
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
- art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny,
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO — ochrona praw i rozliczalność.
Formularz kontaktowy i korespondencja
Przetwarzamy dane, aby odpowiedzieć na wiadomość, obsłużyć zapytanie, reklamację, prośbę lub zgłoszenie.
Podstawa prawna:
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes polegający na komunikacji i obsłudze zgłoszeń.
Bezpieczeństwo wydarzenia
Możemy przetwarzać dane w celu zapewnienia bezpieczeństwa uczestników, obsługi, prelegentów, gości i porządku podczas wydarzenia.
Podstawa prawna:
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Organizatora.
Dokumentacja foto i wideo
Podczas wydarzeń mogą być wykonywane zdjęcia, nagrania audio i wideo. Materiały mogą służyć dokumentacji, relacji z wydarzenia, informacji prasowej, promocji kolejnych edycji i archiwizacji.
Podstawa prawna:
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Organizatora,
- art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda, jeżeli dana osoba jest głównym tematem materiału promocyjnego lub udziela indywidualnej wypowiedzi.
Newsletter i marketing
Jeżeli zapiszesz się na newsletter lub wyrazisz zgodę na komunikację marketingową, możemy wysyłać informacje o wydarzeniach KINGS, aktualnościach, ofertach, programach, relacjach i podobnych treściach.
Podstawa prawna:
- art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda.
Statystyka i analityka strony
Możemy analizować sposób korzystania ze strony, aby poprawiać jej działanie, bezpieczeństwo i użyteczność.
Podstawa prawna:
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes,
- a jeżeli przepisy wymagają zgody na cookies lub podobne technologie — zgoda użytkownika.
Dochodzenie lub obrona roszczeń
Możemy przetwarzać dane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Podstawa prawna:
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora.
5. Wizerunek, zdjęcia i nagrania z wydarzeń
Podczas wydarzeń KINGS mogą być wykonywane zdjęcia, nagrania audio oraz nagrania wideo przez Organizatora, osoby działające na jego zlecenie, akredytowane media lub osoby upoważnione.
Materiały mogą być publikowane w szczególności:
- na stronie internetowej,
- w mediach społecznościowych,
- w relacjach z wydarzenia,
- w materiałach informacyjnych,
- w materiałach promujących kolejne wydarzenia,
- w materiałach prasowych i archiwalnych.
Jeżeli Twój wizerunek jest jedynie elementem większej całości, np. publiczności, sali, panelu, debaty, zgromadzenia lub relacji z wydarzenia, podstawą przetwarzania może być prawnie uzasadniony interes Organizatora.
Jeżeli jesteś głównym tematem zdjęcia, nagrania, wywiadu, wypowiedzi lub materiału promocyjnego, możemy poprosić o odrębną zgodę albo oprzeć przetwarzanie na umowie, akredytacji, ustaleniach z Tobą lub innej właściwej podstawie prawnej.
Szczegółowe zasady wykonywania zdjęć, nagrań, transmisji i obecności mediów mogą wynikać z regulaminu wydarzenia, zasad akredytacji medialnej lub komunikatów Organizatora.
6. Komu możemy przekazywać dane?
Dane osobowe możemy przekazywać wyłącznie wtedy, gdy jest to potrzebne do działania strony, organizacji wydarzenia, obsługi zgłoszeń, bezpieczeństwa, płatności, rozliczeń lub obowiązków prawnych.
Odbiorcami danych mogą być:
- dostawcy hostingu i infrastruktury IT,
- dostawcy poczty e-mail, systemów mailingowych i CRM,
- podmioty obsługujące formularze i system rejestracji,
- operatorzy płatności, banki i podmioty obsługujące rozliczenia,
- biuro rachunkowe, doradcy podatkowi, prawnicy i audytorzy,
- podmioty obsługujące wydarzenie technicznie, organizacyjnie, recepcyjnie, logistycznie lub ochroniarsko,
- obiekty, w których odbywają się wydarzenia, jeżeli jest to potrzebne do wejścia, bezpieczeństwa lub organizacji wydarzenia,
- fotografowie, operatorzy kamer, montażyści, realizatorzy transmisji, graficy i agencje wspierające komunikację,
- partnerzy, sponsorzy lub współorganizatorzy — tylko w zakresie uzasadnionym organizacją wydarzenia i zgodnym z prawem,
- firmy kurierskie, pocztowe i dostawcy usług komunikacyjnych,
- uprawnione organy publiczne, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.
Nie sprzedajemy danych osobowych.
7. Czy dane są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy?
Co do zasady korzystamy z dostawców działających na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
Jeżeli jednak w związku z użyciem narzędzi IT, analitycznych, mailingowych, chmurowych, płatniczych lub społecznościowych dojdzie do przekazania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, zastosujemy mechanizmy wymagane przez RODO, w szczególności decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni poziom ochrony, standardowe klauzule umowne lub inne właściwe zabezpieczenia.
8. Jak długo przechowujemy dane?
Dane przechowujemy przez czas potrzebny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a potem przez okres wymagany prawem albo uzasadniony ochroną roszczeń.
W praktyce:
- dane rejestracyjne i organizacyjne przechowujemy przez czas obsługi wydarzenia, a następnie do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń,
- dane dotyczące płatności, księgowości i podatków przechowujemy przez okres wymagany przepisami prawa,
- dane z korespondencji przechowujemy przez czas obsługi sprawy, a potem przez okres potrzebny do wykazania jej przebiegu lub ochrony roszczeń,
- dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do czasu jej wycofania, chyba że potrzebujemy ich dłużej do wykazania prawidłowości przetwarzania lub obrony roszczeń,
- dane marketingowe przechowujemy do czasu wycofania zgody lub wniesienia skutecznego sprzeciwu,
- dane techniczne i cookies przechowujemy zgodnie z ustawieniami cookies, ustawieniami narzędzi oraz preferencjami użytkownika,
- materiały foto i wideo możemy przechowywać przez okres prowadzenia działalności informacyjnej, promocyjnej i archiwalnej, chyba że skutecznie sprzeciwisz się przetwarzaniu albo wycofasz zgodę, jeżeli zgoda była podstawą publikacji.
9. Jakie masz prawa?
W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:
- prawo dostępu do danych,
- prawo otrzymania kopii danych,
- prawo sprostowania danych,
- prawo usunięcia danych,
- prawo ograniczenia przetwarzania,
- prawo przenoszenia danych,
- prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu,
- prawo cofnięcia zgody w każdej chwili, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody,
- prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.
Żądania dotyczące danych osobowych możesz kierować na adres: kings@konfederacjakoronypolskiej.pl
Możesz też napisać do nas pocztą tradycyjną na adres siedziby Administratora.
12. Czy stosujemy profilowanie?
Nie podejmujemy wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na użytkownika.
Możemy prowadzić podstawową analitykę, statystykę lub personalizację treści, jeżeli pozwalają na to przepisy prawa albo użytkownik wyraził wymaganą zgodę.
13. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy środki organizacyjne i techniczne, które mają chronić dane osobowe przed przypadkową utratą, nieuprawnionym dostępem, zmianą, ujawnieniem lub zniszczeniem.
Dostęp do danych mają wyłącznie osoby i podmioty, które potrzebują go do realizacji określonych zadań związanych z obsługą strony, wydarzeń, uczestników, płatności, bezpieczeństwa lub obowiązków prawnych.
14. Zmiany polityki prywatności
Możemy aktualizować Politykę prywatności, w szczególności gdy zmienią się przepisy prawa, sposób działania strony, model rejestracji, narzędzia techniczne, dostawcy usług lub zasady organizacji wydarzeń.
Aktualna treść Polityki prywatności jest zawsze dostępna na stronie internetowej.
Data ostatniej aktualizacji: [DO UZUPEŁNIENIA: data ostatniej aktualizacji]
Masz pytania o swoje dane osobowe?
Skontaktuj się z nami w sprawach ochrony danych osobowych.
kings@konfederacjakoronypolskiej.pl